Подарки участникам конференций, форумов и деловых мероприятий: что выбрать вместо стандартного мерча

Подарки участникам конференции помогают продлить впечатление от события. Но блокноты, ручки и шоперы на крупных форумах часто повторяются у разных компаний.

Гастрономический подарок знакомит с регионом или темой события и не требует постоянного хранения. Чтобы он запомнился, его связывают с аудиторией, вручением и логистикой площадки.

Когда гастрономический подарок уместнее мерча

Полностью отказываться от мерча необязательно: бейдж, программа или блокнот нужны во время мероприятия. Натуральный продукт становится знаком гостеприимства или благодарностью.

Организатор может положить комплимент в пакет участника или вручить набор спикеру. Компания-участник — дополнить им встречу на стенде, круглый стол или переговоры с ключевым клиентом.

Разделите участников по сценарию вручения

До выбора состава определите группы и точку выдачи. От них зависят вес, упаковка, тираж и персонализация.

Составьте тираж по каждой группе и предусмотрите резерв. Это отделит подарки гостям мероприятия от наборов для спикеров и партнёров.

Что положить в подарочный набор

Для массовой выдачи подходят продукты в индивидуальной упаковке, которые легко взять с собой: порционная сладость, чайный формат или небольшой дуэт. Чем больше поток гостей, тем проще комплект.

Спикеру или важному партнёру уместен набор из нескольких позиций. Примеры подачи представлены в каталоге подарочных наборов.

Ориентиром может служить подарочный набор «МИНИ КРАФТ» №1 в крафт-упаковке со сбором сибирских трав и ягод и двумя видами шоколада. Комплектацию согласовывают под бюджет, тираж и способ вручения.

Необычность не должна мешать понятности. На упаковке или вкладыше кратко объясните, что это за продукт и как его употреблять. Получателю не придётся угадывать назначение незнакомого сибирского лакомства.

Проверьте упаковку, состав и перевозку

Подарок проходит склад, хранение на площадке, выдачу и дорогу домой. Стеклянная банка уместна в VIP-наборе, но может быть неудобна для массовой раздачи гостям с ручной кладью.

Перед заказом проверьте:

целостность упаковки и маркировку;

состав, аллергены и условия хранения;

срок годности относительно даты события;

массу и габариты комплекта и всего тиража;

устойчивость коробки к перевозке;

возможность быстрой выдачи без сборки.

Натуральный состав не делает продукт универсальным. Участнику нужно дать возможность прочитать маркировку, а для отдельных групп предусмотреть альтернативу без нежелательного ингредиента или непродуктовый вариант.

Как связать подарок с фирменным стилем

Для гастрономического подарка достаточно одного заметного носителя: обечайки, бирки, открытки или коробки. Маркировка должна оставаться открытой.

В отличие от стандартных корпоративных сувениров, съедобный подарок не должен становиться рекламным носителем целиком.

На карточке можно поблагодарить за участие, объяснить выбор продукта и дать QR-код на материалы конференции. Спикеру лучше адресовать личное послание.

Если подарок заказывает партнёр, согласуйте с организатором логотипы, их приоритет и цвета. Варианты оформления разобраны в статье о подарочных наборах с логотипом.

Как рассчитать тираж и организовать выдачу

Расчёт начинают не с общего числа регистраций, а со сценария: кому подарок гарантирован, сколько гостей ожидается очно и какие наборы предназначены спикерам. Для закрытой встречи считают подтверждённых участников, для раздачи на стенде устанавливают лимит.

В техническом задании укажите дату и город, число комплектов по форматам, состав, ограничения, упаковку, брендирование, адрес и крайний срок поставки. Назначьте ответственных за макет, приёмку и выдачу.

До события откройте транспортный короб и проведите пробную выдачу. Проверьте внешний вид и удобство работы в потоке. Массовые и адресные форматы можно сравнить в материале о массовых и премиальных корпоративных подарках.

Короткий чек-лист организатора

Зафиксируйте аудиторию, момент вручения, тираж по группам, допустимый вес, пищевые ограничения и доставку. Проверьте макет, маркировку, комплектность и ответственного за выдачу. После события посчитайте остаток и соберите замечания команды.

Подарки «Таёжного Тайника» для деловых мероприятий

«Таёжный Тайник» выпускает сибирские чаи, мармелад, цукаты, шоколад, варенье и подарочные наборы. Для корпоративных проектов доступны фирменный дизайн, деревянные бирки, лазерная гравировка и кастомизация коробок.

На странице корпоративных подарков от производителя можно посмотреть форматы и запросить расчёт для конференции, форума, выставки или закрытого события. Укажите число участников, группы получателей, дату, город, бюджетный ориентир и требования к оформлению.

Частые вопросы

Какие подарки участникам форума удобнее выдавать на регистрации?

Компактные продукты или мини-наборы в прочной индивидуальной упаковке. Они не должны замедлять регистрацию, занимать много места или требовать немедленного употребления.

Можно ли заменить продуктовым подарком весь мерч?

Можно, если не нужны печатные и рабочие материалы. На деловой конференции практичнее сохранить функциональные предметы, а гастрономический комплимент использовать как дополнение.

Нужны ли разные подарки участникам и спикерам?

Желательно. Массовой аудитории подходит лёгкий тиражируемый формат, а спикеру — отдельный набор с персональной благодарностью.

Как брендировать гастрономические подарки?

Используйте коробку, бирку, открытку или обечайку, не закрывая маркировку. До производства согласуйте макет и логотипы организатора и партнёров.

Какие данные нужны для расчёта подарочных наборов для мероприятий?

Количество по группам, бюджет, дата и город, способ вручения, требования к составу, упаковке и брендингу, адрес и крайний срок поставки.