Как составить техническое задание на корпоративные подарки

Техническое задание на корпоративные подарки превращает общую идею в понятный запрос производителю. Фразы «нужны подарочные наборы оптом к Новому году» недостаточно: неизвестны тираж, получатели, бюджет, комплектация, брендирование и схема доставки.

Заказчику необязательно заранее выбирать каждый продукт. В ТЗ фиксируют обязательные условия, желаемый результат и вопросы к производителю. Так расчёт получается точнее, а предложения легче сравнить.

Что производитель должен понять из ТЗ

Сначала опишите задачу: повод, дату вручения и роль подарка. Презент для массового поздравления сотрудников, знак внимания клиентам и статусный набор партнёрам требуют разных решений, даже если внутри находятся продукты одной категории.

Для расчёта укажите, кому дарят, сколько комплектов требуется, каков бюджет, ожидаемый формат и адрес доставки. Если детали открыты, задайте рамки: например, запросите две комплектации для сотрудников в определённом ценовом диапазоне.

Разделите получателей и форматы вручения

Составьте группы адресатов: сотрудники, клиенты, партнёры, руководители, участники конференции или гости компании. Для каждой укажите количество, повод и способ вручения — лично, на мероприятии, в офисе или с доставкой.

Так производитель поймёт, нужен ли один универсальный вариант или несколько уровней. Компактный комплимент удобен для массовой раздачи, многопозиционный набор — для ключевых адресатов. Логику выбора раскрывает статья о массовых и премиальных корпоративных подарках.

Перечислите ограничения: продукты, которые нельзя включать, требования к нейтральности состава, внешнему виду и перевозке.

Зафиксируйте тираж и бюджет

Количество указывают по каждой группе. Отдельно отметьте резерв, если он нужен для новых сотрудников, изменений в списке или повреждений при перевозке. Дополнительные экземпляры должны попасть в смету заранее.

По бюджету дайте допустимую сумму на один подарок и общий предел проекта. Напишите, должны ли в неё входить упаковка, брендирование, сборка, налоги и доставка. Если жёсткой цифры нет, задайте диапазон и попросите базовый и расширенный варианты.

Для ориентира изучите каталог подарочных наборов. Готовый набор «Вкус Легенды» №1 можно приложить как референс масштаба и подачи, даже если итоговую комплектацию предстоит изменить.

Опишите состав, упаковку и брендирование

Задайте принцип комплектации: число позиций, подходящие категории, характер вкусов и обязательные элементы. Укажите, нужен готовый набор, его адаптация или индивидуальная сборка.

По упаковке важны материал, допустимые размеры, способ открывания и условия перевозки. Для раздачи на мероприятии может понадобиться пакет или ручка, для адресной отправки — транспортная коробка и маркировка каждого места.

Брендирование вынесите отдельно: размещение логотипа, этикетка, открытка, бирка, гравировка или вкладыш. Передайте векторный логотип, брендбук, цвета и тексты. Для именных подарков приложите проверенную таблицу получателей. Варианты оформления разобраны в статье о подарках с логотипом.

Укажите сроки и логистику

Зафиксируйте две даты: когда наборы должны быть готовы к отгрузке и когда оказаться у получателей. Добавьте город, число адресов, необходимость индивидуальной доставки и контакт ответственного за приёмку.

Попросите включить в график согласование комплектации, макета и образца или визуализации, а также сборку и отправку. Внутри компании назначьте одного сотрудника, который собирает замечания и утверждает результат.

Для многоадресной доставки подготовьте список с именем, телефоном и полным адресом. Согласуйте формат таблицы, маркировку и действия при недоставленной посылке.

Готовый шаблон ТЗ на заказ корпоративных подарков

В первом обращении заполните десять пунктов:

Компания и контакт: реквизиты, ответственное лицо, телефон и почта.

Задача: повод, дата вручения и желаемый характер подарка.

Получатели: группы адресатов и формат вручения.

Количество: тираж по группам и резерв.

Бюджет: сумма на комплект, общий предел и включённые расходы.

Комплектация: готовый или индивидуальный набор, категории, обязательные позиции и исключения.

Упаковка: материал, размер, пакет и транспортная защита.

Брендирование: логотип, цвета, открытка, бирка, гравировка или персонализация.

Сроки: даты макета, согласования, готовности и вручения.

Логистика: города, адреса, доставка и порядок приёмки.

Попросите разбить предложение на состав, упаковку, нанесение, сборку и доставку и указать, что повлияет на цену и график. Такой расчёт легче проверить и скорректировать.

Как получить расчёт в «Таёжном Тайнике»

«Таёжный Тайник» предлагает готовые корпоративные наборы и индивидуальное оформление: фирменный дизайн, деревянные бирки, лазерную гравировку и кастомизацию коробок. На странице корпоративных подарков от производителя можно посмотреть форматы и отправить запрос на оптовый расчёт.

Приложите ТЗ, логотип и референсы. Обязательные требования отделите от параметров, по которым готовы рассмотреть рекомендации. Это поможет подобрать решение под аудиторию, тираж и бюджет.

Частые вопросы

Можно ли запросить расчёт без готового состава набора?

Да. Укажите получателей, тираж, бюджет, повод и нежелательные продукты. Производитель предложит комплектации в заданных границах.

Достаточно ли сообщить общий бюджет закупки?

Лучше дополнить его количеством комплектов и допустимой стоимостью одного подарка. Уточните, входят ли в предел брендирование, упаковка и доставка.

Можно ли объединить подарки сотрудникам и клиентам в одном заказе?

Да, но в ТЗ их следует оформить как разные группы с отдельным количеством, бюджетом и требованиями. Производитель рассчитает общий проект, сохранив различия между наборами.

Какие файлы нужны для нанесения логотипа?

Обычно передают логотип в векторном формате, брендбук или фирменные цвета и утверждённый текст. Точные требования к макетам нужно запросить у производителя.

Когда заказывать корпоративные подарки оптом?

После утверждения повода, бюджета и ориентировочного тиража. График зависит от комплектации, брендирования и логистики, поэтому его закрепляют в предложении и договоре.